Professionelles Onboarding Teil 2:

Der Start ist entscheidend!

Der erste Tag im Unternehmen! Ein wichtiger Tag für neue Mitarbeiter und ein wichtiger Tag für das Unternehmen. Denn ab jetzt werden die Weichen gestellt: Wie steht es um die Integration des neuen Mitarbeiters? Hält das Arbeitsverhältnis? Wie erfolgreich gestaltet sich die Zusammenarbeit?

Das – und vieles mehr – hängt allerdings nicht nur alleine am neuen Kollegen, vor allem die Organisation ist hier insgesamt verantwortlich. Konzentrieren wir uns daher auf den zentralen Erfolgsfaktor für eine langfristige Zusammenarbeit: Die Mitarbeiter-Integration! Wie gut ist die Organisation darin? Das können wir anhand einer „Gretchenfrage“ in erstem Schritt feststellen:

Gruppe 1: Wie viele Beschäftigte sind bis zu 2 Jahre im Unternehmen?
Gruppe 2: Wie viele Beschäftigte sind 2 bis 5 Jahre im Unternehmen?
Gruppe 3: Wie viele Beschäftigte sind 6 bis 10 Jahre im Unternehmen?
Gruppe 4: Wie viele Beschäftigte begleiten die Organisation schon länger als 10 Jahre?

Sind diese 4 o. g. Gruppen in etwa gleich stark, ist eine angemessene Integrationskraft im Unternehmen gegeben. Natürlich ist die Fluktuation gerade in den ersten Jahren etwas höher, anschließend sollte sich jedoch eine konstante Verweildauer darstellen lassen.

Sind dagegen die Gruppen 1 (bis 2 Jahre) und 4 (über 10 Jahre) auffällig stark besetzt, schafft es die Organisation scheinbar nicht, neue Mitstreiter ausreichend zu integrieren (diese Aussage gilt für einen konstanten Personalbestand).

Was können Sie nun tun, um eine angemessene Integrationskraft herzustellen? Betrachten wir dazu die unterschiedlichen Gruppen an verantwortlichen Akteuren und kritische Einflussfaktoren:

1. Die Personalabteilung:

Werden die „richtigen“ Kandidaten gefunden?
Werden ggf. falsche Versprechungen geäußert, die letztendlich nicht einzulösen sind?
Werden evtl. Versprechungen geäußert, die den Linienvorgesetzten völlig unbekannt sind?

2. Die Vorgesetzten:

Wurde die Arbeitsgruppe auf den Neueintritt vorbereitet und alle Integrationsmaßnahmen vermittelt?
Wird dem neuen Kollegen das nötige Einarbeitungsengagement entgegengebracht?
Welche Aufgaben werden ihm zu Beginn aufgetragen? (Die Aufgaben sollten herausfordernd sein, dürfen aber nicht überfordern.)
Bietet der Vorgesetzte Orientierung im Unternehmen?
Steht der Vorgesetzte für seinen Mitarbeiter ein oder distanziert er sich?
Wird ehrliches Feedback ausgesprochen und finden dazu Jour Fixe statt?
Werden Lob und Anerkennung für die geleistete Arbeit ausgesprochen?
Bringt der Vorgesetzte dem neuen Kollegen die Organisationskultur näher und weist auf „ungeschriebene Gesetze“ hin?

3. Das Team

Beteiligt sich das neue Team am Onboardingprozess und gewährt dem neuen Kollegen an Bord zukommen? Oder stellt sich dieses bewusst gegen den neuen Kollegen und riskiert dabei eine erfolgreiche Integration und zugleich den Erfolg der getätigten Investition in die Personalakquisition. (Ein solches Verhalten bleibt häufiger ohne Konsequenzen, aber ist das richtig?)
Ist dem Kollegenkreis klar, dass er für den Erfolg und auch das Scheitern der Integrationsmaßnahmen mit verantwortlich ist?

4. Die Aufgabe:

Welche Aufgaben sind nun die richtigen? Selbstverständlich kommt es darauf an, ob es sich um eine Führungskraft oder um ausführende Mitarbeiter handelt. Für alle gelten aber folgende Punkte:

Entspricht die Aufgabe der geforderten und vorhandenen Qualifikation?
Besteht weder eine Unterforderung noch eine Überforderung?
Wird der neue Kollege mit Aufgaben betraut, die zu Beginn der Tätigkeit mit erheblichen Rollenkonflikten verbunden sind? Allen Funktionen werden im Unternehmen unterschiedliche Erwartungen entgegengebracht. Somit entstehen Rollenkonflikte. Gerade zu Beginn fehlt es dem neuen Kollegen an Orientierung. Daher ist für ihn das „Fettnäpfchen“ nicht sofort erkennbar.
Sind die Erwartungshaltungen an die Position klar? Die Erwartungshaltung an die Position und den Kollegen ist zu verdeutlichen und unterschiedliche Wahrnehmungen sind herauszuarbeiten. Nur so ist eine erfolgreiche Zusammenarbeit möglich.

5. Erfolg und Verantwortung

Hat „der Neue“ genügend Möglichkeiten für Erfolgserlebnisse und die Übernahme von Verantwortung? Um sich im neuen Umfeld wohl zu fühlen, sind rasche und deutliche Erfolge erforderlich – und diese müssen auch anerkannt werden. Erfolge sind jedoch nur spürbar, wenn der Neueintritt auch die Verantwortung für sein Tun übernehmen kann und darf. Unterstützung ist gut, Überbehütung und Überkontrolle führen jedoch schnell zur Frustration.

Ziel des Integrationsprozesses ist es, den neuen Mitarbeiter möglichst rasch zu einem produktiven Teil der Organisation zu machen.

Woran erkennt man, dass der Integrationsprozess in einem Unternehmen klappt? Ein großer Teil der neuen Kollegen ist nach 2 Jahren noch im Unternehmen, ist motiviert und arbeitet produktiv und zielgerichtet mit. Dies zu erreichen erfordert eine professionelle Einführung neuer Mitarbeiter.

Die „Ins-kalte-Wasser-werfen“-Strategie bietet hierfür übrigens keine Gewähr.

Für die Einführung ins Unternehmen haben alle Beteiligten in der Organisation eine wichtige Funktion. Diese gilt es zu erkennen, zu vermitteln und zu steuern.

Und nun viel Erfolg bei der Gestaltung des Starts für neue Mitarbeiter.

Ihre Christina Schmidt